Opleveringsverslagen: de ultieme gids

Een duidelijk en accuraat verslag van voorlopige oplevering, waarin alle aannemers duidelijke instructies en details kunnen vinden over wat hen te doen staat, is cruciaal om kostbare fouten en misverstanden te vermijden en het project tot een goed einde te brengen.

In dit artikel lees je alles wat je moet weten over het waarom, de inhoud, en de structuur van een professioneel proces verbaal van voorlopige oplevering, kort gezegd: opleveringsverslag.

Even beginnen met een kleine opfrisbeurt. In België is er voor nieuwbouw een 2-fasige oplevering. De voorlopige oplevering en de definitieve oplevering.

De voorlopige oplevering is een van de belangrijkste momenten in het bouwproces.

Wanneer de aannemer of bouwpromotor van mening is dat het gebouw bewoonsklaar is en er enkel nog kleine gebreken zijn, nodigt hij de bouwheer uit om tot voorlopige oplevering over te gaan. Er wordt een rondgang gedaan in aanwezigheid van de aannemer, de architect en de bouwheer.

De woning wordt grondig geïnspecteerd om na te gaan of de werken werden uitgevoerd conform de overeenkomst, de plannen en bestekken, en volgens de regels van het vak.

De zichtbare gebreken worden schriftelijk gedocumenteerd in een proces verbaal van voorlopige oplevering, ook wel opleveringsverslag, opleververslag, proces verbaal einde werken, proces verbaal oplevering, opleveringskeuring, verslag van oplevering, verslag van ingebruikname genoemd, zodat de aannemers de afgesproken punten kunnen oplossen. Gebreken die niet in het PV van voorlopige oplevering staan kunnen later ook niet meer aangehaald worden.

Indien de opdrachtgever geen gebreken vindt, dan moet ook dat schriftelijk worden bevestigd. De voorlopige oplevering maakt het saldo van het contractbedrag over het algemeen opeisbaar en draagt de risico’s van diefstal, beschadiging, brand etc over van de aannemer naar de opdrachtgever.

De definitieve oplevering moet gebeuren ten vroegste 1 jaar na de voorlopige oplevering, zodat het gebouw de kans gegeven wordt om de 4 seizoen te doorstaan en zodat de bouwheer de goede werking van de technische systemen en de stabiliteit van het gebouw kan controleren.

Bij de definitieve oplevering wordt gekeken of alle punten van het PV van voorlopige opleveringen opgelost zijn, en ook of er geen nieuwe gebreken aan het licht gekomen zijn in deze periode. Vanaf dit moment begint ook de 10-jarige aansprakelijkheid van aannemer en architect te lopen.

Indien de aannemer de vastgestelde gebreken niet tijdig oplost, dan heeft de bouwheer het recht om de definitieve oplevering te weigeren.

In het opleveringsverslag worden alle zichtbare gebreken, samen met details over die gebreken (wat, waar) en de vereiste acties nauwkeurig genoteerd. Op deze manier weten alle betrokken partijen exact wat van hen verwacht wordt.

Een opleveringsverslag geeft doorgaans antwoord op vragen zoals:

• Werden de werken cor¬rect en conform lastenboek en plannen uitgevoerd?
• Zijn er bepaalde gebreken?
• Moeten er nog herstellingswerken of vervangingen gebeuren?
• Wat moet er nog afgewerkt worden, en door wie?
• En binnen welke termijn moeten de vermelde punten uitgevoerd zijn?

Typisch is er voor een bouwproject een contract tussen aannemer en bouwheer. De oplevering is dus de verantwoordelijkheid van de opdrachtgever, en de architect is eigenlijk geen partij bij de oplevering. De architect kan de opdrachtgever wel bijstaan, en in de praktijk is dit ook gebruikelijk.

Na het afronden van de rondgang en uitwerken van het opleveringsverslag, wordt het getekend en bezorgd aan de betrokken partijen.

Het spreekt voor zich dat alle betrokken partijen de voorkeur geven aan een duidelijk, overzichtelijk en gestructureerd verslag.

Probeer Deltek ArchiSnapper Gratis

Vervoeg 10,000+ architecten, ingenieurs en aannemers die ArchiSnapper reeds gebruiken voor efficiënte werfverslagen en opleveringen.

Probeer 14 dagen gratis

1. Vermijd discussies achteraf

Tijdens een voorlopige oplevering wordt grondig gekeken naar de uitgevoerde werken en of er gebreken zijn.

Als er nog aanzienlijke gebreken zijn dan wordt de oplevering uitgesteld. Als het om enkel kleine gebreken gaat dan worden deze genoteerd in een PV van voorlopige oplevering.

De gebreken zeer nauwkeurig en ondubbelzinnig documenteren is nuttig voor alle betrokken partijen. Zo krijgt iedereen een duidelijk overzicht op wat er nog moet gebeuren en tegen wanneer, en kunnen lastige discussies vermeden worden.

2. Verbeter de samenwerking door gedetailleerde opleververslagen

Bij een bouwproject zijn vaak veel personen en bedrijven betrokken. Hoe groter de groep, hoe hoger het risico op misverstanden of miscommunicatie.

Over wat gaat dit opleverpunt? Wie exact moet het oplossen? Waar exact in het gebouw bevindt zich dit gebrek? Als over dergelijke zaken geen duidelijkheid is dan leidt dit kostbare fouten en frustrerende vertragingen.

Een goed voorbereide oplevering, een grondige rondgang én een duidelijk opleveringsverslag zijn een belangrijke factor in een vlotte samenwerking tussen de verschillende partijen die het project moeten voltooien. Hierdoor kunnen projecten sneller afgerond worden, waardoor de winstgevendheid toeneemt.

3. Opleveringsverslagen zijn cruciaal bij discussies of rechtszaken

De betrokken partijen (de opdrachtgever, de aannemer en de architect) moet hun handtekening zetten onder het opleveringsverslag.

Loopt het fout en ontstaan er discussies?

Dan vormt het opleveringsverslag een belangrijk juridisch document. Een ondertekend opleveringsverslag met helder omschreven op te lossen punten en duidelijke foto’s spelen vaak een doorslaggevende rol bij meningsverschillen. Als alles goed gedocumenteerd is, vermijd je dure en tijdrovende discussies of gerechtelijke procedures.

Tip: eventueel kan je onderaan in het PV van voorlopige oplevering een soort disclaimer toevoegen zoals:

“Opmerkingen i.v.m. de inhoud van dit proces verbaal dienen binnen de 7 dagen na ontvangst, schriftelijk overgemaakt te worden. Zonder schriftelijke opmerkingen, wordt de inhoud van dit PV goedgekeurd door alle geadresseerde partijen.”

1. Breng structuur

Duidelijk gestructureerde informatie wordt veel makkelijker en sneller verwerkt door onze hersenen.

Gebruik daarom zoveel mogelijk dezelfde titels, subtitels, en dezelfde opmaak om je opleverpunten en verslagen te structureren.

Zo maak je het voor de betrokken aannemers gemakkelijker om het verslag te scannen, en de informatie te verwerken die voor hen relevant is.

Vermijd lange stukken tekst. Niemand leest lange stukken tekst, geloof me.

Als het dan toch echt moet, probeer dan om de tekst op te delen in alinea’s en voeg zinvolle titels en subtitels toe. Schrijf duidelijke en verstaanbare taal die iedereen kan begrijpen.

Formuleer het zoals je het zou uitleggen aan iemand die niets van een project weet, zoals een broer of zus, of een vriend. Zo vermijd je dat aannemers bepaalde zaken verkeerd interpreteren.

2. Geef punten een status en uniek nummer

Geef een status aan je opleverpunten, bv OK, NIET OK, IN UITVOERING. Volg de voortgang van de punten op, en hou de status actueel.

Geef elk punt ook een uniek nummer en zorg ervoor dat dat dit nummer nooit wijzigt, zodat hier steeds kan naar verwezen worden bij toekomstige discussies.

3. Breng de gebreken in beeld

Foto’s worden door ons brein veeeel makkelijker verwerkt dan tekst.

Foto’s geven in één oogopslag het probleem weer. De informatie zal sneller en duidelijker binnenkomen dan een stuk tekst, en de betrokken partijen zullen er dus sneller naar handelen.

Probeer dus zoveel mogelijk foto’s te gebruiken en voeg annotaties toe, zoals bv een duidelijke pijl of cirkel.

Onderstaande afbeelding toont bv duidelijk aan de betrokken aannemer wat er moet gebeuren. De aannemer moet geen lange tekst lezen, en moet dus geen moeite doen om te begrijpen wat van hem verwacht wordt. Het wordt hem op een dienblaadje aangereikt.

4. Duid de locatie van de punten aan op een grondplan

Vermijd discussies en dure fouten door op een plan duidelijk te maken waar een probleem gesitueerd is.

Door locatie pointers op een plan te plaatsen hoef je ook niet meer met tekst te beschrijven waar het probleem zich juist bevindt. Met één blik op het plan, weten de aannemers waar ze aan de slag moeten.

Door alle opmerkingen op een plan te lokaliseren kan je vervolgens het volledige plan met alle opmerkingen van de werf doorsturen. In sommige gevallen kan het ook nuttig zijn om extra zaken te verduidelijken aan de hand van annotaties of schetsen op een plan. Plaats een pijl, omcirkel een onderdeel of maak een schets.

Op die manier verklein je de kans op fouten door een verkeerde interpretatie van je opmerkingen.

Bijvoorbeeld, maak een schets op een plan om aan te geven dat de openingsrichting van een schuifdeur gewijzigd moet worden.

5. Wijs een verantwoordelijke toe aan openstaande punten

Bij het formuleren van een opmerking is het belangrijk om de opmerking toe te wijzen aan één of meerdere uitvoerende partijen.

Wanneer je dit doet is het duidelijk voor alle betrokken partijen wie dit punt moet uitvoeren.

Als je een gestructureerde software gebruikt voor opleveringen kan je op die manier ook elke aannemer zijn eigen punten doorsturen, zodat ze die niet moeten gaan zoeken tussen alle andere punten in de opleverlijst.

6. Voeg andere details toe om punten nog éénduidiger te maken

Voor elke opmerking zijn er details die je kan toevoegen om het punt nog duidelijker te maken en zo misverstanden en discussies te vermijden. Je kan bv een deadline toevoegen, een extra beschrijvende tekst over wat het probleem juist is of wat de te ondernemen acties zijn, of je opmerking “taggen” als dringend.

Wees consistent en voeg relevante informatie toe aan elk openstaand punt. Als je communicatie helder is en alle partijen exact weten wat er van hen wordt verwacht zullen er minder misverstanden zijn, en zal het project sneller opgeleverd kunnen worden.

7. Gebruik een checklijst

Om te vermijden dat er zaken vergeten worden tijdens de rondgang, kan het gebruik van een checklijst een handige oplossing zijn voor opleveringsinspecties.

Bij een voorlopige oplevering worden vaak dezelfde zaken gecontroleerd. Denk maar aan:

• wanden
• plafond
• buitenschrijnwerk
• plinten
• ramen
• verf
• deuren
• technische installaties
• binnenschrijnwerk

Door deze zaken in een checklijst van te controleren items te gieten realiseer je twee grote voordelen:

• Je vergeet geen zaken te controlere: Zonder checklijst is het voor het menselijk brein makkelijk om zaken te vergeten. Als je iets doet wat verschillende stappen inhoudt, dan is het risico groot dat je er een of twee vergeet. Je wordt bijvoorbeeld onderbroken door je telefoon, en je vergeet waar je mee bezig was. Dankzij een checklijst weet je exact wat je al voltooid had, en pik je direct de draad weer op. Checklijsten helpen om je mentale RAM-geheugen leeg te maken; je moet niet continu onthouden wat je nog moet controleren.
• Je werkt snel en efficiënt: door een checklijst te gebruiken kan je zaken aanvinken in plaats van deze telkens opnieuw te moeten uitschrijven. Je overloopt de items uit je opleveringschecklijst en vinkt de items aan als OK of NOK, en je vult deze eventueel aan met foto’s, schetsen, locatie op plan, wat tekst en een verantwoordelijke persoon/bedrijf.

8. Voeg handtekeningen toe

Om problemen te vermijden, moeten alle betrokken partijen (de opdrachtgever, de aannemer en de architect) hun handtekening zetten onder het proces-verbaal van de voorlopige oplevering.

Typisch zijn er 3 gevallen:

1. De opdrachtgever aanvaardt de werken, en dat de aannemer de werken goed heeft uitgevoerd en er geen zichtbare gebreken zijn.
2. De opdrachtgever aanvaardt de werken op voorwaarde dat de aannemer de in de PV genoteerde kleine gebreken herstelt.
3. Er zijn aanzienlijke gebreken. De aannemer moet deze gebreken herstellen en een nieuwe voorlopige oplevering voorstellen.

Zoals hierboven aangegeven kan de opdrachtgever geen nieuwe gebreken toevoegen na ondertekening van het PV van voorlopige oplevering.

9. Verstuur de dag zelf nog

Maak en verzend het opleververslag meteen of zo snel mogelijk na de opleververgadering naar alle betrokken partijen. Het is belangrijk dat de uitvoerende partijen snel een actueel overzicht hebben van de openstaande punten.

Als het opleververslag pas na een paar dagen wordt doorgemaild naar alle partijen, zijn sommige opmerkingen misschien niet meer relevant. Dit kan voor verwarring zorgen en zal dat de geloofwaardigheid van het verslag reduceren waardoor ook minder belang gehecht wordt aan de andere punten in het verslag.

Om de effectiviteit te verhogen kan het ook zinvol zijn om naast het volledige opleververslag, elke aannemer ook een lijst te bezorgen van enkel zijn punten. Dan moeten ze niet in het volledige verslag op zoek moeten gaan naar de informatie die voor hen relevant is.

Hier is een handig overzicht van de belangrijkste bouwstenen van een professioneel opleververslag:

• Algemene gegevens over project en verslag: de projectnaam, naam van de klant, projectnummer, project adres, en datum van het verslag. Door deze informatie op te nemen kan iedereen meteen zien over welk project. Deze gegevens helpen ook als je een oud verslag moet terugvinden in je archieven.
• Contactentabel en aanwezigheden: een tabel met de gegevens van alle betrokken partijen van het project, zoals naam, rol en contactgegevens. In die tabel wordt vaak ook aangeduid welk contacten aanwezig waren tijdens het werfbezoek, en ook naar wie het verslag verzonden werd (de distributielijst).
• Lijst van zichtbare gebreken, defecten of tekortkomingen: dit is de kern van het verslag. De lijst van zichtbare gebreken die niet conform zijn aan het lastenboek of plannen, en de fouten die hersteld moeten worden. Het is uiterst belangrijk dat alle punten, samen met voldoende details zoals foto’s, tekst, datum, verantwoordelijke, locatie op grondplan, en status worden weergegeven. Zo krijgt iedereen een beeld op de gemaakte afspraken, en zien de betrokken aannemers heel duidelijk welke punten zij in orde moeten brengen.
• Handtekeningen: Om problemen te vermijden, moeten alle betrokken partijen (de opdrachtgever, de aannemer en de architect) hun handtekening zetten onder het proces-verbaal van de voorlopige oplevering.
• Aansprakelijkheid: Bescherm jezelf tegen mogelijke rechtszaken. Het opnemen van een standaard boilerplate tekst in elk opleververslag bespaart je vroeg of laat veel moeite, tijd en geld. Bv iets als “Opmerkingen i.v.m. de inhoud van dit proces verbaal dienen binnen de 7 dagen na ontvangst, schriftelijk overgemaakt te worden. Zonder schriftelijke opmerkingen, wordt de inhoud van dit PV goedgekeurd door alle geadresseerde partijen.”

Als je nu nog aan het lezen bent, dan begrijp je ongetwijfeld hoe belangrijk het is om gedetailleerde en duidelijke opleververslagen te maken, en weet je ook wat er allemaal in zo een verslag moet komen.

Ik hoor je denken … “Zoveel details, foto’s, plannen, aantekeningen, en andere zaken om rekening mee te houden! Waar haal ik in hemelsnaam de tijd om dergelijk opleververslag te maken?”

Ik weet het, het maken van duidelijke opleververslagen is een gedoe waar veel aannemers architecten mee worstelen: notities nemen met pen en papier op de werf, vervolgens op kantoor of in de werfkeet alles in Word of Excel overschrijven, de foto’s overzetten van de smartphone naar de PC om ze vervolgens in te voegen in het verslag, locaties aanduiden op een plan, nummeren van punten, worstelen met de layout in Word … wat een gedoe. Gelukkig zijn er vandaag andere, betere manieren om dit te doen.

Met een digitale tool kan je gemakkelijk met jouw smartphone of tablet meteen op de werf punten documenteren, foto’s invoegen en annoteren, tekst toevoegen of inspreken, een verantwoordelijke toewijzen, en een pointer plaatsen op een grondplan.

Alle informatie wordt meteen digitaal verwerkt op de werf, en er rolt automatisch een mooi professioneel opleveringsverslag uit dat je kan laten aftekenen en verzenden. Dit zorgt niet alleen voor een enorme tijdsbesparing, het draagt ook bij aan een professioneel imago.

Probeer Deltek ArchiSnapper Gratis

Vervoeg 10,000+ architecten, ingenieurs en aannemers die ArchiSnapper reeds gebruiken voor efficiënte werfverslagen en opleveringen.

Probeer 14 dagen gratis

Met een app voor opleveringen ben je verlost van de rompslomp met opleveringsverslagen.

Door op de werf meteen via smartphone of tablet openstaande punten te documenteren met foto’s, deadline en verantwoordelijke, staat het verslag zo goed als klaar na de rondgang.

Maar er is meer, we zetten hieronder de grootste voordelen van het digitaliseren van opleveringsverslagen voor jou op een rij.

1. Alle informatie is digitaal raadpleegbaar en doorzoekbaar

Door de digitalisatie van je verslagen maak je alle gegevens gestructureerd en doorzoekbaar: met digitale opleveringsverslagen heb je een gebruiksvriendelijk en uniform ‘archief’ van je openstaande punten en verslagen.

Je kan al je openstaande punten en opmerkingen gemakkelijk opzoeken, bewerken, filteren, sorteren, groeperen en delen met andere partijen. Alle foto’s en plannen worden ook veilig en centraal bewaard, en staan niet verspreid over verschillende camera rollen, whatsapp of email.

2. Vlotte en uniforme samenwerking met collega’s

Doordat alle collega’s samenwerken in dezelfde cloud toepassing, kunnen ze gemakkelijk op dezelfde projecten werken of projecten overnemen als een collega afwezig is.

Hiernaast zorgt digitalisering voor uniforme opleveringsverslagen met dezelfde structuur en layout.

3. Grondplannen overal en altijd beschikbaar

Importeer al je documenten, technische fiches en plannen in ArchiSnapper en raadpleeg ze waar je ook bent: op kantoor (via desktop of laptop) of op de werf (via smartphone of tablet).

Doe opleveringen door het grondplan te openen, en alle openstaande punten toe te voegen en aan te vullen met tekst en foto’s.

Toon andere partijen exact waar een probleem zich situeert door genummerde locatie pointers aan te duiden op een grondplan. Annoteer en schets op een plan voor verdere verduidelijking.

4. Gebruik van voice to text

Je stem gebruiken voor het maken van je opleveringsverslagen is niet meer iets van de toekomst. Bijna op elke device is de voice to text optie standaard geïnstalleerd.

De spraaktechnologie maakt het noteren van opmerkingen op de werf nog eenvoudiger en sneller. Jij spreekt, de tekst rolt eruit. Bekijk deze korte video, je zal verbaasd zijn hoe goed het werkt. Een echte aanrader!

5. Toegewezen partijen kunnen feedback geven op openstaande punten

Toegewezen partijen kunnen via tekst en foto’s feedback geven op de aan hen toegewezen opmerkingen. Zodra opgelost kunnen ze de opmerkingen ter goedkeuring indienen.

Gedaan met Whatsappen, mailen, bellen of sms’en om op de hoogte te blijven over de status van opmerkingen.

6. Vertrek van het vorig verslag, en werk verder

Bij het maken van een opleveringsverslag vertrekt men soms van de punten uit het vorig (werf)verslag.

Met een professionele tool voor opleveringen gebeurt dit proces volledig automatisch. Op de werf, met jouw smartphone of tablet, maak je een nieuw verslag als kopie van het voorgaande verslag en kan je meteen beginnen afvinken wat opgelost is, bijwerken wat nog niet opgelost is, en toevoegen wat nieuw is.

Zo hoef je niet meer bij elk werfbezoek jouw vorig verslag af te drukken en te overlopen, en heb je geen manueel copy paste werk meer in Word.

7. Automatisch nummeren van punten

Gedaan met het manueel nummeren van punten. Met een digitale tool worden je verslagen en opmerkingen automatisch en logisch genummerd. Ook de layout (logo, header, footer en meer) van de verslagen wordt automatisch toegepast.

8. Online afwerken op pc

Eenmaal je de werf verlaat is 90% van het werk klaar. Op kantoor kan je indien nodig (en als je het opleverslag niet meteen op de werf laat aftekenen) de op de werf geformuleerde punten wat duidelijker omschrijven.

Het voordeel is dat de structuur en de inhoud volledig automatisch klaarstaan: de contactentabel met de vermelding wie er al dan niet aanwezig was tijdens de oplevering, de projectgegevens, en de genummerde punten met foto’s, aanduiding op plan, verantwoordelijken en meer.

Met digitale opleveringsverslagen heb je geen repetitief gedoe meer.

9. Verslagen handtekenen en verzenden vanop de werf

Ben je klaar met je rondgang en heb je geen naverwerking meer nodig op kantoor? Je opleveringsverslag is meteen klaar en beschikbaar. Je kan het nakijken, handtekenen, en versturen, rechtstreeks vanop de werf. Je kan het hele opleveringsverslagen verzenden en/of een gefilterd verslag waarbij elke partij enkel de toegewezen punten ontvangt.

In 2012, ontwikkelden we een gebruiksvriendelijke, maar krachtige applicatie voor het maken van werfverslagen, opleververslagen en samenwerking in de bouw.

Vandaag genereren meer dan 10.000 gebruikers automatisch professionele verslagen rechtstreeks op de werf ,met deze app op hun smartphone of tablet.

Probeer Deltek ArchiSnapper Gratis

Vervoeg 10,000+ architecten, ingenieurs en aannemers die ArchiSnapper reeds gebruiken voor efficiënte werfverslagen en opleveringen.

Probeer 14 dagen gratis