La checklist : pour une réception des travaux en toute sérénité

Une checklist de réception des travaux, c’est une liste qui contient tous les éléments à vérifier pendant une réunion de réception des travaux.

Une réception des travaux réunit le client, l’architecte et l’entrepreneur général, qui inspectent le projet et prennent note de toutes les insuffisances à résoudre avant paiement final.

Au cours de cette réunion, de nombreux points doivent être examinés, et de nombreuses personnes y assistent et partagent leurs réflexions.

Chaque protagoniste se concentre sur les points les plus importants à ses yeux, et chaque protagoniste a son propre objectif en tête : l’entrepreneur souhaite être payé, et le client veut s’assurer que tout soit en ordre avant de payer.

Que d’éléments à prendre en compte, et c’est donc d’autant plus compliqué d’assurer un contrôle complet, de garder son sang-froid et de se concentrer.

Par conséquent, il est tout à fait normal d’oublier ou de vérifier certaines choses.

Utiliser une checklist permet de garder plus facilement une vue d’ensemble du projet. Plus besoin de mobiliser votre RAM mentale pour suivre ce qui a été examiné et ce qui ne l’a pas été : la checklist le fera pour vous.

Il est préférable de documenter les insuffisances aussi précisément que possible. Ajoutez un texte d’explication, prenez des photos avec des annotations, localisez la remarque sur un plan de sol, pour ne citer que quelques exemples.

Ainsi, toutes les parties concernées savent exactement ce qu’elles doivent faire, et on évite ainsi toute confusion sur qui doit faire quoi.

À la fin de la réunion, parcourez une dernière fois votre checklist pour vous assurer que tous les éléments du projet ont été examinés.

Les checklists réduisent le risque d’erreurs et augmentent la probabilité de réussite.

Elles sont votre meilleure alliée pour augmenter la qualité et la cohérence de votre travail.

1. Simplicité et spécificité

Prenez le temps de bien construire votre checklist.

Voici quelques éléments à prendre en compte lors de la rédaction de la checklist de votre réception des travaux :

• Préparez votre checklist en fonction du type de projet : les éléments à examiner sont probablement différents selon qu’il s’agisse d’un projet résidentiel ou d’un projet de construction industrielle.
• Tenez compte des spécificités du projet : y a-t-il des exigences particulières, par exemple, en matière d’administration ou de sécurité incendie ?
• Incluez les zones qui doivent être examinées: par exemple : salle 1, salle 2, salle de bain, zone extérieure, etc.
• Pour chaque zone, gardez une liste claire et précise d’éléments à vérifier.

2. Du papier au numérique

Le format papier reste très (trop) utilisé par les architectes, ingénieurs et entrepreneurs.

Ces derniers remplissent leur checklist sur papier, puis une fois de retour au bureau, ils retranscrivent leurs notes dans Word ou Excel.

Ils transfèrent leurs photos depuis leur téléphone ou tablette vers leur PC, puis les insèrent dans le doc Word car la mise en page est rebelle.

De nos jours, des applications comme ArchiSnapper existent pour numériser efficacement votre checklist papier.

Elle vous permet de vérifier et de remplir la liste sur votre téléphone ou tablette immédiatement sur place, pendant l’inspection. Vous pouvez ensuite compléter les différents éléments avec des notes, des photos, des annotations, des dates butoir, les personnes responsables et les localisations.

Lorsque vous avez terminé l’inspection, le rapport sera automatiquement généré, contenant un aperçu des insuffisances et des détails. Vous pouvez utiliser votre propre mise en page et vos propres éléments de marque.

L’avantage d’une telle application est qu’elle vous fera gagner BEAUCOUP de temps : plus besoin d’écrire des notes, ni de faire face à des déboires informatiques pour insérer des photos ou annoter des plans de sol.

De plus, vous aurez toujours sur vous (téléphone ou tablette) tous vos documents importants – contrats, dessins ou plans.

3. Une amélioration continue

Après chaque réunion de réception des travaux, vous devriez prendre un moment pour penser à ce que vous pourriez inclure dans la checklist. Prenez l’habitude de l’améliorer continuellement en vous appuyant sur vos expériences.

Plus envie d’utiliser les traditionnels stylo et papier sur le chantier ?

Fatigué de toujours trimballer tous vos documents ?

Marre de vous débattre avec la mise en page Word lorsque vous insérez des images dans votre procès-verbal ?

… et d’essayer de vous souvenir à quel élément de la réception des travaux appartient telle et telle illustration ?

Vous avez envie de gagner du temps lors de vos réceptions des travaux ? De pouvoir distribuer des procès-verbaux qui font pâlir d’envie vos clients ? Et surtout, d’avoir plus de temps pour vous ?

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